izulogo

Hareketlilik Öncesi

Hareketlilik Öncesi


Üniversite Erasmus+ Komisyonu kararı ile seçilen adaylara Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü tarafından bir seçilme yazısı teslim edilir. Buna bağlı olarak seçilen personelin hareketlilik öncesi süreci başlar. 

Seçilen personel hareketlilik tarihleri süresince görev izinli sayılır.

Hareketlilik Öncesi Temin Edilmesi Gereken Belgeler

1-Davet Mektubu

Erasmus+ Personel Hareketliliğinden yararlanmak üzere başvuru yapmak isteyen Akademik ya da İdari personelin hareketliliğini tamamlayacağı bir program ülkesindeki Erasmus Üniversite Beyannamesi (ECHE - Erasmus Charter for Higher Education) sahibi bir yükseköğretim kurumundan veya ekonomik faaliyet gösteren bir kurumdan Davet Mektubu temin etmesi gerekmektedir.

Kurumun antetli kağıdına hazırlanacak Davet Mektubunda şu bilgiler yer almalıdır:

  • Davet mektubunda eğitim alma hareketliliği faaliyeti (Erasmus+ Staff Mobility for Training) gerçekleştirilmesi net bir şekilde belirtilmelidir.
  • Personel Eğitim Alma Hareketliliği’nin nerede gerçekleştirileceği belirtilmelidir. Örneğin; A ülkesinin B şehrinde bulunan C Üniversitesinin D Departmanında hareketliliğin yapılacağı bilgileri net olarak eklenmelidir.
  • Hareketliliğin süresi belirtilmelidir. Erasmus+ Personel Hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 2 iş günü ve en fazla 5 gün olup; personel, hibeli olması halinde en fazla 5 gün üzerinden hibelendirilecektir. Hareketlilik başlangıç ve bitiş tarihleri (gg/aa/yyyy - gg/aa/yyyy) olarak davet mektubunda açık bir şekilde belirtilmelidir.
  • Erasmus+ Personel Hareketliliği faaliyetinin yapılacağı kurumun ilgili kişisi tarafından hazırlanan Davet Mektubu üzerinde belge hazırlanma tarihi, imza ve mühür yer almalıdır.

2-Personel Eğitim Alma Anlaşması (Staff Mobility Agreement for Training)

Akademik ya da idari personel, Erasmus+ Personel Hareketliliği boyunca karşı kurumda yürüteceği faaliyetleri belirtmek suretiyle bir Personel Eğitim Alma Anlaşması’nı (Training Mobility Agreement) İngilizce doldurarak beyan eder.

 
  • Eğitim Alma anlaşması doldurulurken personelin hareketlilik süresince ev sahibi kurumda gerçekleştireceği faaliyetler/alacağı eğitimler günlük olarak belirtilmelidir.
  • Personel, belge üzerinde istenilen bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurduktan sonra belgeyi imzalayarak belgeyi Erasmus+ Kurum Koordinatörünün imzasına sunar. Hareketlilik faaliyetinin uygunluğu Erasmus+ Kurum Koordinatörü tarafından onaylandıktan sonra belge karşı kurum yetkilisi tarafından imzalanır..
  • İlgili belge hareketlilik öncesinde Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.

3-Hibe Yazısı (Vize Yazısı / Grant Letter)

Personelin gideceği ülkeye ve geçireceği süreye bağlı olarak alacağı hibe miktarı Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü tarafından hesaplanır. Personelin vize başvurusunda kullanması için katılımcıya Türkçe ve İngilizce olarak teslim edilir.

  • Faaliyet türünü,
  • Faaliyet süresini,
  • Ev sahibi kurumu ve ülkeyi
  • Hareketlilik başarı ile tamamlanması durumunda sağlanacak toplam hibeyi gösterir. Erasmus+ Kurum Koordinatörü tarafından imzalanır.

4-Euro Hesap Bilgileri Formu ve Euro Hesap Cüzdanı

Katılımcıya sağlanan hibe banka aracılığı ile EURO olarak ödenir. Personelin Euro Hesap Bilgileri formunu doldurup ekine Euro hesap cüzdanının fotokopisini ekleyerek Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğüne iletmesi gerekmektedir.

5- Hibe Sözleşmesi

Yukarıdaki belgeler teslim edildikten sonra, personel Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan bir hibe sözleşmesini imzalar. Eğer personel hibeli ise, Avrupa Komisyonu Türkiye Ulusal Ajansı tarafından ödenecek miktar; gidilen ülke, seyahat edilen uzaklık ve Davet Mektubu belgesi üzerinde belirtilen hareketlilik süresine göre değişkenlik göstermektedir. Sözleşmeyi imzalamayı reddetme ya da ihmal etme gibi durumlar söz konusu olduğunda personelin hareketlilikten yararlanma durumu iptal olur. ‘’Sıfır Hibeli’’ personel dahil olmak üzere bütün hak kazanan personel Hibe Sözleşmesini imzalamak zorundadır. Hibe sözleşmesinin bir kopyası katılımcıya teslim edilir.

Vize Süreci

Erasmus+ Personel Hareketliliği başvurusu olumlu sonuçlanan personel, hareketliliğine başlamadan evvel vize işlemlerini tamamlamakla yükümlüdür.

Vize başvurusunun çeşitli sebeplerle reddedilmesinden Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü sorumlu değildir. Vize ve pasaport başvurularını yapmak tamamen personelin sorumluluğundadır.Her ülkenin vize prosedürü farklı olduğundan gerekli bilgiyi almak üzere lütfen gideceğiniz ülkenin resmi konsolosluk sitesini inceleyiniz. Vize işlemleri gidilecek ülkeye göre uzun sürebileceği için hareketlilik başlangıç tarihinden 6-8 hafta önce vize başvurunuzu yapmanız önerilmektedir.

Hibenin Ödenmesi

Personel ile Erasmus+ Kurum Koordinatörü tarafından hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra 1 ay içerisinde toplam hibenin %80'i personelin Euro hesabına aktarılır.