Bilimsel Toplantılara Katılım Teşvik Yönergesi

Üniversitemiz Senatosunun 03.01.2023 tarihli ve 2023/01 sayılı karar ekidir.
Yeniden Düzenleme-Değişiklik: 29.01.2026 tarihli ve 2026/03 sayılı Senato Karar ekidir.

İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ
BİLİMSEL TOPLANTILARA KATILIM TEŞVİK YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Başlangıç Hükümleri

Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; yurt içi ve yurt dışı bilimsel toplantılara yüz yüze veya çevrimiçi katılıma ilişkin teşvik esaslarını ve yararlanma usullerini belirlemektir.

Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesinde kadrolu olarak görev yapan öğretim elemanları ile araştırmacıları ve bunların yurt içi veya yurt dışı bilimsel toplantılarda yüz yüze veya çevrimiçi olarak sundukları bilimsel çalışmaları kapsar.

Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun 14 üncü maddesi esas alınarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;

a) Akademik Birim: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesine bağlı fakülte, enstitü, diller koordinatörlüğü ile uygulama ve araştırma merkezini,

b) Akademik Yıl: Üniversitenin ilgili eğitim-öğretim yılına ilişkin akademik yılda esas alınan ve her yıl 01 Eylül tarihinde başlayıp 31 Ağustos tarihinde sona eren süreyi,

c) Araştırmacı: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi uygulama ve araştırma merkezlerinde görev yapan kadrolu araştırmacıyı,

ç)Bildiri metni: Bildirinin amacını, yöntemini, temel bulgularını, sonucunu yeterince açıklayan, kaynakçası bulunan ve okuyucuya çalışmanın içeriği hakkında yeterli bilgi sunan çalışmayı,

d) Bilimsel Toplantı: Ulusal veya uluslararası bilimsel kongre, sempozyum, konferans ve çalıştay gibi bilimsel toplantıları,

e) Komisyon: Bilimsel Etkinlikleri Teşvik Komisyonunu (BETEK),

f) Sanat Çalışması: Bu Yönerge kapsamında bilimsel toplantılarda sunulan ve toplantı tarafından kabul edilen, içerik/amaç/yöntem/sonuç çerçevesi belgelenebilir sanat üretimi veya performans sunumunu,

g) Öğretim Elemanı: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesinde görev yapan kadrolu Profesör, Doçent, Doktor Öğretim Üyesi, Öğretim Görevlisi, Araştırma Görevlisini,

ğ)Rektör: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Rektörünü,

h) Senato: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Senatosunu,

ı)Üniversite: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesini,

i) Yönetim Kurulu: Üniversite Yönetim Kurulunu,

j) Yurt İçi/Yurt Dışı Toplantı: Yüz yüze toplantılarda toplantının fiilen gerçekleştirildiği ülkeye göre, çevrimiçi/hibrit toplantılarda ise toplantıyı düzenleyen ana organizatör kurumun merkez ülkesine göre, belirlenen toplantıları,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Genel Esaslar

Komisyonun Oluşumu ve Görevleri

MADDE 5- (1) Komisyon, Rektörün görevlendireceği bir Rektör Yardımcısı, farklı bilim alanlarından üç yıl süre ile görev yapmak üzere dört öğretim üyesinden oluşur. Komisyona Rektör Yardımcısı başkanlık eder.

(2) Komisyon üyelerinden birinin herhangi bir nedenle görevden ayrılması halinde, yerine Rektör tarafından ayrılan üyenin görev süresini tamamlamak üzere yeni üye görevlendirilir.

(3) Komisyon başkanın çağrısı üzerine ayda en az bir kez toplanır.

(4) Komisyon, gerekli gördüğü hallerde, kendisine gönderilen çalışmalarla ilgili olarak uzman görüşü alabilir.

(5) Komisyon, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve kararlarını toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile alır; oyların eşitliği halinde başkanın oyu yönünde karar verilmiş sayılır.

(6) Komisyon üyeleri; kendilerinin, birinci derece yakınlarının veya birlikte yazarlık/ortak yürütücülük ilişkisi bulunan kişilerin başvurularının görüşüldüğü toplantılarda görüşmelere katılamaz ve oy kullanamaz.

(7) Komisyonun raportörlüğünü Strateji Geliştirme ve Kalite Koordinatörü yapar. Komisyonun sekretarya hizmetleri Strateji Geliştirme ve Kalite Koordinatörlüğü tarafından yürütülür.

MADDE 6- (1) Bilimsel Etkinlikleri Teşvik Komisyonunun görevleri şunlardır:

a) Akademik personelin konferans, kongre, sempozyum, çalıştay vb. bilimsel etkinliklere katılım amacıyla yaptığı teşvik/destek başvurularını bu Yönerge hükümlerine uygunluğu açısından incelemek, gerektiğinde ek bilgi ve belge talep etmek ve başvuruyu değerlendirerek kararını Rektörün onayına sunmak,

b) Üniversitenin uluslararasılaşma, araştırma stratejisi ve bilimsel performans hedefleri doğrultusunda desteklenecek etkinlik kategorilerine, yeni destek modelleri veya bütçe planlamalarına ilişkin öneriler geliştirmek,

c) Destek verilen bilimsel etkinliklerin çıktılarının takibini yapmak,

ç)Destek verilen etkinliklere ilişkin katılım sayıları ve bütçe kullanımını içeren yıllık faaliyet raporunu hazırlayarak her akademik yıl sonunda Rektörlüğe sunmak.

Bilimsel Toplantılara Katılım Teşvikleri

MADDE 7- (1) Öğretim elemanları ve araştırmacılar, her akademik yıl içerisinde en fazla iki yurt içi ve bir yurt dışı çevrimiçi veya yüz yüze bilimsel toplantı için teşvik başvurusunda bulunabilir.

(2) Toplantının başlangıç tarihi hangi akademik yıl içine denk geliyorsa, başvuru limiti o akademik yıl için değerlendirilir.

(3) Teşvikler, bu Yönergedeki esaslar çerçevesinde Ek-1’de belirtilen üst sınırlara kadar verilir.

MADDE 8- (1) Bildiri metnini veya sanat çalışmasını sadece bilimsel etkinliğe katılarak sunan katılımcıya destek verilir.

(2) Desteğe hak kazanabilmek için başvuru ve izin süreçlerinin toplantı tarihinden önce tamamlanmış olması gerekir. Bu süreçlerinin takibi öğretim elemanı ve araştırmacıların sorumluluğundadır.

(3) Teşvik verilecek bildirinin; WOS, Scopus, alan indeksi veya TR Dizinde taranan dergilerde yayımlanacağının toplantı duyurusu ya da düzenleyen kuruluş yazısı ile belirtilmiş olması veya bilimsel toplantının bitiş tarihinden itibaren altı ay içinde bildirinin yayımlanmak üzere indekslerde taranan bir dergiye gönderileceğinin başvuru dosyasında beyan edilmesi gerekir. Bildirinin indekslerde taranan bir dergiye gönderileceği beyan edilmişse bilimsel toplantının bitiş tarihinden itibaren altı ay içinde bildirinin indekslerde taranan dergiye gönderildiğine ilişkin başvuru/onay e-postası, sistem ekran çıktısı, editör yazısı veya benzeri kayıtlar başvuru dosyasına eklenmek üzere Komisyona teslim edilir.

(4) Bir sonraki dönemde verilecek teşvikler, bir önceki yurt içi ya da yurt dışı bildirinin yayın sürecindeki durumu dikkate alınarak değerlendirilir. Teşvik verilen bildiri yayımlanmadıysa veya yayın sürecinde değilse yurt içi ya da yurt dışı ilgili kategoride takip eden akademik yılda  destek verilmez.

(5) Yurt içinde gerçekleştirilen uluslararası etkinliklere katılım desteği, ulusal etkinlik kapsamında değerlendirilir.

Başvuru Şekli ve Süreç

MADDE 9- (1) Toplantıya katılacak öğretim elemanı ve araştırmacıları, Bilimsel Toplantılara Katılım Teşvikleri Başvuru Formu, bildiri metni ve davet/kabul yazısını Fakültelerde ilgili bölüm başkanının onayıyla dekanlığa, Lisansüstü Eğitim Enstitüsünde Ana Bilim Dalı Başkanının onayıyla Enstitü Müdürlüğüne, Diller Koordinatörlüğünde ilgili birim koordinatörünün onayı ile Diller Koordinatörlüğüne, Uygulama ve Araştırma Merkezlerinde ise Müdürün onayıyla Komisyona iletir. Bu işlemler Üniversite Elektronik Belge Yönetimi Sistemi üzerinden yapılır.

(2) Başvuru dosyaları, raportör tarafından incelenerek Komisyona sunulur. Komisyon başvuruyu inceler ve kararını Rektör onayına sunar.

(3) Başvuruya ilişkin Rektörlük kararı, başvuru sahibine, ilgili birime ve Komisyona bildirilir. Desteklenmesi uygun görülen başvurulara ilişkin kararlar ayrıca Mali İşler Daire Başkanlığına bildirilir. 

(4) Başvuru evrakları ile komisyon kararları Komisyon tarafından; bu evraklara ek olarak harcama belgeleri ise Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından muhafaza edilir.

(5) Başvuruların Komisyona sunulabilmesi için başvuru dosyasının; yurt içi toplantılar için en az 15 gün, yurt dışı toplantılar için en az 30 gün önce EBYS üzerinden tamamlanmış olması esastır; zorunlu hallerde gerekçeli talep üzerine Komisyon değerlendirmesiyle bu süre kısaltılabilir.

Ödeme Şartları ve Usulü

MADDE 10- (1) Yurt içi toplantılarda toplantı süresine ilave bir gün, yurt dışı toplantılarda ise toplantı süresine ilave iki gün yol izni verilir. Ancak, bilimsel etkinlik ve yol izni için belirlenen süre toplamda beş günü aşamaz.

(2) Yurt dışında gerçekleştirilen bilimsel toplantılar için kayıt/katılım ücreti, vize giderleri, ulaşım ve transfer masrafları ve harcırah teşvik kapsamında Ek-1 de belirlenen üst sınıra kadar karşılanır. Bu haktan yararlanabilmek için personelin ilgili toplantıya fiilen katılmış olması şartı aranır.

(3) Yurt dışı harcırahlarının hesaplanmasında, 6245 sayılı Harcırah Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.

(4) Yurt içinde gerçekleştirilen bilimsel toplantılar için kayıt/katılım ücreti, konaklama giderleri ve ulaşım masrafları (uçak, tren, taksi, otobüs, toplu taşıma, araç kiralama, kişisel araç için yakıt, otoyol, köprü ve otopark ücretleri) teşvik kapsamında değerlendirilir ve buna göre işlem yapılır.

(5) Bilimsel toplantıdan dönen öğretim elemanı, en geç iki hafta içinde bu maddenin ikinci ve üçüncü fıkralarında belirtilen harcama belgelerinin asıllarını veya doğrulanabilir elektronik kopyalarını ve katılım belgesini, Harcama Beyan Formu ile birlikte Mali İşler Daire Başkanlığına teslim eder.

(6) Mali İşler Daire Başkanlığı harcama belgelerini kontrol ettikten sonra bu bilgiyi Komisyon’a ulaştırır.

Destek Miktarları

MADDE 11- (1) Verilecek teşvik miktarının üst sınırları Ek-1’de belirtilmiştir. Yabancı para cinsinden belirlenen teşvik tutarları, harcama tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden Türk lirasına çevrilir.

(2) Yurt dışında gerçekleştirilen bilimsel toplantılara katılım için, Ek-1’de yer alan üst sınırlar esas alınarak öğretim elemanı ve araştırmacının talebi ve Rektörlük onayı doğrultusunda %50 ön ödeme verilir. Yabancı para cinsinden yapılacak avans ödemeleri, ödeme talimatının verildiği tarihteki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden Türk lirasına çevrilerek Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir.

Teşvik Üst Sınırlarının Güncellenmesi

MADDE 12- (1) Ek-1’de belirtilen teşvik miktarı üst sınırları, Komisyonun önerisi doğrultusunda Üniversite Yönetim Kurulu tarafından her yıl ocak ayında güncellenir. Komisyon tarafından gerekli görülmesi halinde Komisyonun önerisi ile Üniversite Yönetim Kurulu, Ek-1 üst sınırlarını yıl içinde ayrıca güncelleyebilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten Kaldırılan Yönerge

MADDE 13- (1) 03.01.2023 tarih ve 2023/01 sayılı Senato kararıyla kabul edilen İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Bilimsel Faaliyetleri Teşvik Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.

Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 14- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde Rektör karar verir.

Yürürlük

MADDE 15- (1) Bu Yönerge Senato ve Mütevelli Heyeti onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 16- (1) Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.

EK – 1